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En esta sección le presentamos noticias y artículos de interés sobre el mundo de la gestión de la empresa y la tecnología, orientados al sector de la arquitectura e ingeniería

Sincronización con Dropbox para organizar proyectos y trabajar más rápido

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Captura

Avant Manager da un paso más para facilitar el almacenamiento y organización de nuestros proyectos conectando el programa con la cuenta de Dropbox de la empresa, para automatizar totalmente la creación de carpetas.

Cada vez que el usuario crea un nuevo proyecto en Avant Manager, se crea automáticamente la carpeta correspondiente en el servidor, así como todas las subcarpetas que previamente se hayan definido. De esta manera se establece un patrón para ordenar y archivar toda la información de los proyectos siempre de la misma manera.

La creación de carpetas y del número de proyecto es automática, ahorrando tiempo y eliminando la posibilidad de cualquier error al crear una carpeta o un código de proyecto: duplicación de códigos, etc.

En el Dropbox, las subcarpetas que se crean en cada proyecto son las estrictamente necesarias. Por ejemplo, si nos contratan un proyecto básico y uno ejecutivo, pero no la dirección de obra, sólo se crearan las dos primeras subcarpetas. De esta forma, se mantienen las carpetas de los proyectos organizadas y sin subcarpetas vacías que no necesitamos, con lo que la información resulta mucho más fácil de localizar.

Dentro de la estructura de carpetas y subcarpetas, Avant Manager inserta todos los documentos de plantillas que escogemos. Por ejemplo, hojas Excel, memorias en Word, carátulas de Autocad, y todo aquello que el usuario pueda necesitar para desarrollar el proyecto. Así, cuando el profesional accede a la carpeta del proyecto dispone de todas las plantillas necesarias que previamente haya definido, un sistema muy eficaz para  estandarizar las plantillas a utilizar por todos los usuarios.

El sistema también permite que los documentos y fotografías que se introduzcan en Avant Manager se archiven automáticamente en las carpetas del proyecto correspondiente. Incluso una fotografía tomada desde el móvil con Avant Manager se almacenará directamente a la carpeta de fotografías correspondiente a su proyecto.

Vincular la cuenta de Dropbox a Avant Manager también permite crear un backup automático en el servidor con todas las facturas emitidas y recibidas que se creen o registren desde Avant Manager.

Y mandar un email es mucho más rápido y eficaz: en la ventana de envío podremos ver las carpetas, subcarpetas y documentos que tenemos en nuestro servidor en relación a ese proyecto, pudiendo así escoger cuáles queremos adjuntar al email. Además, en el caso de que dichos documentos sean muy pesados, Avant Manager los mandará como un enlace, al estilo WeTransfer, pero de manera más rápida y eficiente puesto que no será necesario abrir una nueva ventana de navegación, ni tener que teclear los emails de los destinatarios, ni esperar a que los documentos se suban a WeTransfer.

En definitiva, una forma más ordenada y rápida de trabajar, evitando errores y duplicidades y garantizando siempre una copia de todos nuestros proyectos para no perder ninguna documentación.

Mira este vídeo.

Para trabajar a un ritmo adecuado y eficaz, utiliza los diagramas de Gantt de Avant Manager

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Diagrama de Gantt

Para trabajar de forma eficaz y a un ritmo adecuado, es necesario organizar los distintos trabajos de los proyectos de nuestro despacho de arquitectura o ingeniería, para evitar periodos de tiempo con demasiada acumulación de trabajo u otros con una baja planificación de tareas.

Te proponemos utilizar la herramienta de diagramas de Gantt que ofrece Avant Manager. Te ayudará a organizarte mucho mejor en los proyectos: se trata de una función muy útil donde podrás incorporar los trabajos a realizar de cada proyecto, y generar un gráfico visual e intuitivo que te permitirá analizar si los trabajos están correctamente distribuidos en el tiempo.

En caso de que no sea así, podrás reajustar la planificación de trabajos desde la misma aplicación (ya sea para un solo proyecto o para el global del despacho) con el objetivo de trabajar de forma eficaz y organizada, y a un ritmo asumible por parte de los profesionales de tu despacho, para dar la mejor solución a tus clientes en los plazos acordados.

Descubre más en este video.

Controlar la producción real en vez de la facturación nos ayuda a tomar las decisiones correctas

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Controlproduccion

Contabilizar la facturación mensual no es, ni mucho menos, garantía de tener bajo control las finanzas de nuestro despacho de arquitectura o ingeniería. El importe de las facturas que emitimos no es sinónimo de la producción real y de sus beneficios asociados.

Avant Manager ofrece una herramienta muy rápida e intuitiva que permite conocer la producción real mensual del despacho, independientemente de si hemos facturado más o menos. Se trata de una aplicación con un  listado de todos los proyectos en los que se  ha estado trabajando cada mes y las horas invertidas en ellos, asociado a un marcador que indica las cifras exactas para saber cuánto hemos producido.

Imaginad esta situación: un determinado mes vuestro despacho emite facturas por un importe elevado y la empresa interpreta que la producción es la adecuada o incluso superior. Pero podría ser que esas facturas correspondieran a trabajos llevados a cabo en meses anteriores, por ejemplo, y, por tanto, la interpretación sería errónea. O al revés: un mes en el que la empresa ha emitido pocas facturas podría interpretarse como un mes de baja producción, cuando en realidad quizás fue elevada, pero se facturará el mes siguiente.

He aquí la importancia de controlar y tener toda la información posible sobre la producción real, para no equivocarnos de estrategia y para tener toda la información detallada y actualizada a la hora de tomar decisiones sobre nuestro despacho.

Más detalles en este vídeo.

Registrar tickets de forma rápida, eficaz e imputándolos a su proyecto

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Registrotiquets

¿Te has parado a pensar cuántos ratos pierdes anotando y gestionando tickets de aparcamiento, taxis, peajes, dietas, material de oficina o transportes en tu despacho?

En la mayoría de casos, se hace de forma manual: el empleado le da el ticket al personal administrativo y éste se ocupa de abonarlo. Un procedimiento que implica inversión de tiempo. Además, el gasto no queda imputado al proyecto correspondiente y, por lo tanto, la información acerca del margen de beneficio del proyecto no es del todo correcta.

Para agilizar y mejorar el proceso, Avant Manager ofrece una herramienta muy sencilla para la gestión de tickets de gastos. Podemos cargar el ticket al sistema, con su fecha e imputado a un proyecto concreto. El responsable administrativo dispone de un menú específico donde aparece un listado de todas las hojas de gastos pendientes de pago.  A medida que se vayan pagando los gastos, se registran automáticamente como hojas pagadas. 

Avant Manager, pues, nos ofrece un sistema mucho más ágil y eficaz que el manual, nos permite tener siempre los pagos pendientes y los efectuados actualizados en tiempo real y, además, ahorramos tiempo.

Descubre más en este vídeo.

¿Quieres saber cuántas horas invierte cada profesional en cada proyecto?

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Hojadedicacionmensual

Para los despachos de arquitectura e ingeniería es muy importante disponer de un sistema de control diario y mensual para controlar las horas trabajadas y el tiempo invertido en cada uno de los proyectos que estamos desarrollando.

La hoja de dedicación diaria o mensual de Avant Manager nos permite ver las horas que ha trabajado cada persona y en qué proyectos ha estado empleando su tiempo. También nos muestra la hora exacta del log in y del log out, ofreciéndonos de esta manera una herramienta de control horario para nuestro despacho.

Además, Avant Manager te ofrece la posibilidad de ver el resumen total de las horas realizadas por cada profesional y las horas pendientes para completar la jornada. Así nos aseguramos de  que todo el personal esté cumpliendo correctamente su horario y de que esté desarrollando sus tareas correspondientes.

Además, la información facilitada por Avant Manager nos permite visualizar y analizar de forma muy sencilla las horas invertidas en cada proyecto, para asegurarnos de que nuestros profesionales están distribuyendo su tiempo de manera adecuada entre todos los proyectos, según las prioridades del despacho.

Ver más información en este video.