Avant Manager da un paso más para facilitar el almacenamiento y organización de nuestros proyectos conectando el programa con la cuenta de Dropbox de la empresa, para automatizar totalmente la creación de carpetas.
Cada vez que el usuario crea un nuevo proyecto en Avant Manager, se crea automáticamente la carpeta correspondiente en el servidor, así como todas las subcarpetas que previamente se hayan definido. De esta manera se establece un patrón para ordenar y archivar toda la información de los proyectos siempre de la misma manera.
La creación de carpetas y del número de proyecto es automática, ahorrando tiempo y eliminando la posibilidad de cualquier error al crear una carpeta o un código de proyecto: duplicación de códigos, etc.
En el Dropbox, las subcarpetas que se crean en cada proyecto son las estrictamente necesarias. Por ejemplo, si nos contratan un proyecto básico y uno ejecutivo, pero no la dirección de obra, sólo se crearan las dos primeras subcarpetas. De esta forma, se mantienen las carpetas de los proyectos organizadas y sin subcarpetas vacías que no necesitamos, con lo que la información resulta mucho más fácil de localizar.
Dentro de la estructura de carpetas y subcarpetas, Avant Manager inserta todos los documentos de plantillas que escogemos. Por ejemplo, hojas Excel, memorias en Word, carátulas de Autocad, y todo aquello que el usuario pueda necesitar para desarrollar el proyecto. Así, cuando el profesional accede a la carpeta del proyecto dispone de todas las plantillas necesarias que previamente haya definido, un sistema muy eficaz para estandarizar las plantillas a utilizar por todos los usuarios.
El sistema también permite que los documentos y fotografías que se introduzcan en Avant Manager se archiven automáticamente en las carpetas del proyecto correspondiente. Incluso una fotografía tomada desde el móvil con Avant Manager se almacenará directamente a la carpeta de fotografías correspondiente a su proyecto.
Vincular la cuenta de Dropbox a Avant Manager también permite crear un backup automático en el servidor con todas las facturas emitidas y recibidas que se creen o registren desde Avant Manager.
Y mandar un email es mucho más rápido y eficaz: en la ventana de envío podremos ver las carpetas, subcarpetas y documentos que tenemos en nuestro servidor en relación a ese proyecto, pudiendo así escoger cuáles queremos adjuntar al email. Además, en el caso de que dichos documentos sean muy pesados, Avant Manager los mandará como un enlace, al estilo WeTransfer, pero de manera más rápida y eficiente puesto que no será necesario abrir una nueva ventana de navegación, ni tener que teclear los emails de los destinatarios, ni esperar a que los documentos se suban a WeTransfer.
En definitiva, una forma más ordenada y rápida de trabajar, evitando errores y duplicidades y garantizando siempre una copia de todos nuestros proyectos para no perder ninguna documentación.
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