¿Qué puede hacer AM por ti?

Avant Manager es un software de gestión especializado única y exclusivamente en el sector de la arquitectura y la ingeniería. Queremos que ahorres tiempo y dinero desde el primer minuto. ¿Cómo? Delegando tareas administrativas y rutinarias a un sistema que hará el trabajo por ti, de forma rápida, eficaz y sin errores.
Un software que está en la nube, que no te obligará a cambiar nada de tu sistema informático, y que se paga mes a mes, sin ninguna inversión inicial y sin compromiso de permanencia. Con Avant Manager incrementarás la capacidad productiva de tu equipo si tener que pagar más nóminas.

GESTIÓN COMERCIAL

Con la herramienta CRM de Avant Manager para la gestión de clientes, podremos consultar de forma muy fácil las acciones comerciales realizadas, los nuevos clientes conseguidos, las próximas acciones a realizar… Tendremos todas las empresas clasificadas según su estado de “captación” o fidelización hacia nuestro despacho, las personas de contacto, avisos para próximas acciones a realizar… Además, tendrás todos tus contactos de Avant Manager sincronizados con la agenda de contactos de tu móvil. Y con la herramienta CRM Pipeline también podrás prever los potenciales ingresos futuros en base a probabilidades de captación que asignes a cada cliente potencial, proyecto y oferta.

Nuestra aplicación Web Manager te permite crear una página web, su formato y estilo, escoger las fotos que vamos a incorporar, las secciones del menú, con editores de textos en diferentes idiomas… La actualización de la web se realiza de manera automática ya que el gestor va vinculado a la base de datos de proyectos de Avant Manager y evita que tengas que dedicar tiempo a subir los nuevos proyectos a tu página. Además Web Manager te da estadísticas de número de visitas, nos permite crear fichas detalladas de cada proyecto, con imágenes, localización google maps, enlaces…

Avant Manager incorpora una herramienta que te ayudará a cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos europeo. Cada vez que incorpores un nuevo contacto a Avant Manager, el sistema te preguntará si quieres mandarle por email una petición de consentimiento de tratamiento de datos personales, a partir de una plantilla que previamente habrás preparado. Cuando tu cliente reciba tu petición sólo tendrá que utilizar el botón Aceptar o el botón Rechazar. Si acepta, su consentimiento quedará registrado en tu base de datos. Si rechaza, el sistema procederá a borrar sus datos personales de tu base de datos para que no incumplas la normativa. Además, el sistema controlará las respuestas pendientes, para que puedas mandar un aviso de recordatorio cuando creas oportuno.

Con esta función, podrás permitir a tus clientes acceder a parte de la documentación del proyecto que estás desarrollando para ellos. Tú defines qué apartados e información pueden consultar. El proyecto gana en transparencia y tú ahorras tiempo en atención a tus clientes.

Mailchimp es una herramienta online muy utilizada para el envío de comunicaciones a los contactos de tus bases de datos. Con la sincronización con el servicio de MailChimp, cuando introducimos una nueva empresa en Avant Manager y le asociamos una serie de contactos, estos contactos pueden ser añadidos con un simple click a la lista de distribución que seleccionemos en MailChimp sin necesidad tan siquiera de iniciar sesión. Esto nos permite tener permanente actualizada y ordenada nuestra base de datos de Mailchimp para poder mandar newsletter comerciales y otras comunicaciones a quien deseemos.

GESTIÓN TÉCNICA

Avant Manager ofrece una herramienta muy fácil de utilizar que agrupa, ordena y detalla toda la información relativa a la gestión del proyecto: oferta de honorarios, trabajos contratados, subcontratos, facturas emitidas y recibidas, equipo vinculado, e-mails, chat grupal del proyecto, tiempo invertido, costes y márgenes, registro histórico de acciones realizadas, asignación de tareas, fotos, planificación…

Nuestro software de gestión para despachos de arquitectura e ingeniería, incluye también un espacio de interacción y coordinación con el equipo. Un muro de noticias internas, la gestión de tareas, la gestión de trámites o el aplicativo de chat, por ejemplo, nos permiten estar conectados de forma permanente para agilizar la coordinación con el resto de profesionales, optimizar tiempo y dedicación, y garantizar el mejor resultado para nuestros clientes.

Con Avant Manager mejora la coordinación de tu equipo: podrás asignar tareas a otros profesionales, ellos te podrán asignar a ti, podéis poner fechas de vencimiento, vincular tareas a un proyecto concreto, abrir hilos de conversación… En resumen, ganas en comunicación y eficacia de tu equipo.

Organizar el tiempo de forma correcta es vital para la eficacia en tu estudio. Con Avant Manager puedes definir fechas de inicio y finalización de cada trabajo en cada proyecto y analizar, a través de diagramas de Gantt, la carga de trabajo en cada momento; y también puedes definir fechas límite y tiempo máximo a invertir para cada una de las subtareas de un proyecto.

En los despachos de ingeniería y arquitectura es habitual tener que preparar currículums de proyectos personalizados para presentar a un determinado cliente o concurso. Avant Manager puede generar listados de proyectos filtrados por cualquier parámetro imaginable en cuestión de segundos, y crear un documento pdf con una portada con la imagen corporativa de nuestro despacho, una introducción y el listado de proyectos e imágenes que nos interese incluir en el currículum. Además, con tan sólo un clic podremos escoger el idioma en el que preparamos la documentación porque AM es multi idioma y multi empresa.

Desde hace un tiempo, llevar el control horario de los asalariados es obligatorio. Avant Manager incluye una herramienta para que tu equipo de profesionales pueda fichar al inicio y finalización de la jornada laboral, de forma muy fácil y desde cualquier lugar, pudiendo controlar horas a compensar, horas extra, etc.

Herramienta para la coordinación de equipos a través de un tablero digital al que se puede acceder desde cualquier lugar. Los tableros Kanban son una forma efectiva para que cada miembro del equipo tenga claro qué actividades debe realizar en cada momento y cuál es su prioridad. Además, se muestran las acciones en curso, la que están en espera y las queya han finalizado. Ahorra tiempo y aumenta la eficacia de tu equipo.

Para trabajar de forma eficaz y a un ritmo adecuado, es necesario organizar los distintos trabajos de los proyectos de nuestro despacho de arquitectura o ingeniería, para evitar periodos de tiempo con demasiada acumulación de trabajo u otros con una baja planificación de tareas. Con los diagramas de Gantt podrás ver los trabajos que te hayan contratado de cada proyecto y generar un gráfico visual e intuitivo que te permitirá analizar si los trabajos están correctamente distribuidos en el tiempo, así como ver el avance de cada uno de ellos.

Avant Manager da un paso más para facilitar el almacenamiento y organización de nuestros proyectos conectando el programa con la cuenta de Dropbox de la empresa. Dropbox se convierte en la interface de conexión entre tu servidor local y nuestro software de gestión en la nube.

Gracias a la conexión con Dropbox, cada vez que el usuario crea un nuevo proyecto en Avant Manager, se crea automáticamente la carpeta correspondiente en el servidor, así como todas las subcarpetas y plantillas que previamente se hayan definido. Los e-mails quedarán automáticamente guardados en su proyecto correspondiente; podrás seleccionar documentación a adjuntar a un e-mail de forma automática; todas las ofertas de honorarios, facturas, etc. se almacenarán automáticamente en las carpetas correspondientes de tu servidor.

Cuando creas un proyecto en Avant Manager y pones sus dirección, el sistema lo geolocaliza, y mediante su enlace con la Oficina Virtual del Catastro (España), te permite obtener de forma rápida y fácil la referencia catastral de la parcela, y todas las referencias de las unidades privativas que contiene.

Podrás controlar de forma muy fácil el tiempo que cada profesional ha invertido en un proyecto concreto, para asegurar que las horas dedicadas se correspondan a la previsión de plazos y facturación, y saber el coste de cada proyecto en tiempo y dinero. Cada profesional del equipo podrá registrar fácilmente –desde la oficina o desde el móvil- el tiempo que dedica a cada tarea del proyecto.

GESTIÓN ECONÓMICA

Avant Manager nos permite tener el control sobre las cifras y datos de cada proyecto. Tendremos a nuestra disposición, en tiempo real, costes, márgenes de beneficio, producción y facturación de forma detallada: honorarios contratados de cada uno de los proyectos a realizar, gastos derivados de horas invertidas, otros gastos y tiques asociados, facturas recibidas, subcontratos, pedidos…

Financial Manager nos ayuda a llevar el control económico del despacho. En cualquier momento dispondremos de información económica actualizada sobre todos los proyectos que tenemos contratados en ese momento: honorarios totales, importes subcontratados, importes producidos, facturados y pendientes, facturas emitidas y pendientes de cobro, información sobre el cliente… Financial Manager ofrece también un análisis económico mensual de los últimos 12 meses, con los importes ofertados, contratados, subcontratados, producidos y facturados, así como balances y una previsión de cash flow para los próximos 12 meses.

El importe de las facturas que emitimos no es sinónimo de la producción real y de sus beneficios asociados. Avant Manager ofrece una herramienta muy rápida e intuitiva que permite conocer la producción real mensual del despacho, independientemente de si hemos facturado más o menos y de si hemos dedicado más o menos horas. Se trata de una aplicación con un listado de todos los proyectos en los que se ha estado trabajando cada mes, las horas invertidas en ellos, así como el porcentaje realizado de cada trabajo y que nos permite conocer el importe económico concreto producido realmente cada mes.

En el ámbito de la ingeniería y la arquitectura, es imprescindible disponer de información económica concreta y detallada. Avant Manager genera distintos informes (anuales, de producción, de clientes, de proyectos), con la actuación de los managers –qué proyectos han liderado, honorarios, clientes, importe, equipo gestionado…-; con todos los trabajos ofertados y proyectos facturados; con el perfil de los clientes –qué proyectos nos han contratado, honorarios, facturas…-; y con los costes de los proyectos en los que hemos estado trabajando…

Con tus plantillas previamente parametrizadas, podrás generar ofertas de honorarios de forma casi automática. Introduces los datos del proyecto, seleccionas los trabajos a presupuestar y las condiciones generales, escoges el destinatario… y Avant Manager generará automáticamente un e-mail dirigido a tu cliente, con un texto personalizado, y con la oferta completa adjunta en formato pdf.

Con Avant Manager, hacer y mandar una factura nos llevará tan solo unos segundos. Nuestro software de gestión selecciona los datos del cliente, el número y fecha de factura, nos muestra lo que tenemos pendiente de facturar, escribe automáticamente el texto de la factura una vez hemos seleccionado los conceptos, crea un documento pdf y lo adjunta a un correo electrónico dirigido a nuestro cliente, con el asunto y el texto personalizados. Y, además, nos indica la confirmación de recepción por parte del cliente.

Espacio digital que compartes con tus proveedores para que registrar sus facturas sea más rápido y seguro que los tradicionales e-mails. Además, el sistema chequea inicialmente la factura presentada y, en caso de detectar errores, impide que se registre en el portal, evitando documentos erróneos y ahorrando tiempo al personal de administración.

Registro de tiques de taxi, parking, peajes, de forma muy rápida y con la posibilidad de subir automáticamente la foto desde tu smartphone. El gasto queda vinculado a su correspondiente proyecto. Una alternativa ecológica y cómoda a los tradicionales tiques en papel.

Avant Manager nos permite gestionar y controlar de forma muy fácil los subcontratos. En cada proyecto podremos consultar rápidamente el listado de subcontratos, las propuestas económicas que nos pasaron, el importe total subcontratado, importes facturados e importes pendientes de facturación… Cada nueva factura que nos mande nuestro proveedor sólo tendremos que registrarla para que quede incorporada y contabilizada en el proyecto. Además, de cada proyecto, podremos saber el importe que hemos subcontratado y el porcentaje que representa sobre el total que vamos a facturar.

Generación automática de hojas de pedido para proveedores a partir de plantillas parametrizadas con el formato y las condiciones de tu estudio de arquitectura o ingeniería.

Registro de facturas recibidas de proveedores, o de otros servicios o consumos. Toda la documentación organizada, archivada y vinculada al proyecto correspondiente.

GESTIÓN INTELIGENTE DE E-MAILS

Con las plantillas iniciales que tú crees, Avant Manager es capaz de generar y mandar e-mails automáticamente pero de forma personalizada. Podrá mandar facturas, propuestas de honorarios, etc, de forma automática, ahorrando tiempo y sin perder el tratamiento personal con tu cliente. Además, los emails se clasifican automáticamente y se vinculan al proyecto y al cliente que corresponda. Podrás buscar e-mails por proyecto, cliente, persona, tipo, etc., así como compartirlos con tu equipo sin necesidad de reenviarlos. Podrás prescindir de aplicaciones como Outlook o WeTransfer puesto que con Avant Manager tendrás una mayor capacidad de gestionar tus e-mails de manera eficiente, inteligente y automatizada.

APP MÓVIL

Con nuestra app, llevarás tu estudio en el bolsillo: sube fotos de un proyecto directamente a su carpeta, geolocalizadas y con comentarios de texto y audio, registra tiques de gastos y vincúlalos al proyecto correspondiente, controla el tiempo que inviertes en cada tarea y las gestiones que llevas a cabo, consulta las tareas pendientes y coordínate con tu equipo, consulta los e-mails de los proyectos y sus ficheros adjuntos… todo a un solo click.

CALENDARIO

Con el calendario de Avant Manager, podrás compartir citas con tu equipo, coordinarte con él, ver las próximas acciones comerciales a realizar, cuándo tienes que emitir la próxima factura de un proyecto o cuándo revisar si las facturas emitidas están ingresadas, podrás establecer calendarios laborales, así como gestionar la solicitud y aceptación de días de vacaciones, etc. También tendrás el calendario de Avant Manager sincronizado con el de tu móvil. ¡Olvídate de las limitaciones de los calendarios tradicionales tipo Outlook o Google Calendar!

AVANT TV

Avant Manager permite mostrar en uno o varios monitores de TV instalados en un lugar central, visible por todos los trabajadores –o incluso para las visitas-, informaciones varias del despacho que puedan ser de interés para el equipo y para organizar mejor sus tareas.
Podemos proyectar datos como cumplimiento de objetivos de facturación y de producción mensual, planificación semanal, los mejores clientes de los últimos meses, proyectos en curso, producción mensual conseguida, profesionales ausentes de la oficina, planificación semanal, etc.

¿QUIERES SABER CUÁNTO TIEMPO PUEDES AHORRAS EN TU ESTUDIO UTILIZANDO AVANT MANAGER?