Gestionar bien el tiempo en un estudio de arquitectura o ingeniería es saber dónde se está empleando el tiempo, cuánto necesita realmente cada proyecto y qué tareas están consumiendo recursos que no habíamos previsto. Podemos empezar la jornada con un proyecto perfectamente planificado y terminarla sin haber avanzado en aquello que teníamos previsto. Una llamada de un cliente. Una consulta de un compañero. Un correo que requiere respuesta inmediata. Una reunión que se alarga. Una modificación sobre un proyecto que ya estaba prácticamente terminado. Una visita de obra… Y, entre una cosa y otra, las horas pasan.
Técnicas de gestión del tiempo que pueden ayudarte
- Técnica Pomodoro: consiste en dividir el trabajo en períodos de concentración, habitualmente de 25 minutos, seguidos de pequeñas pausas. Puede resultar útil para tareas que requieren concentración y que tendemos a posponer, como redactar una memoria, revisar documentación o preparar una propuesta.
- Time blocking: reservar bloques de tiempo en tu agenda para cada proyecto o cada actividad. Es una buena forma de evitar que la agenda se llene exclusivamente de imprevistos. Además, permite visualizar algo que muchas veces olvidamos: el tiempo disponible es limitado.
- Batching: agrupar tareas similares para evitar cambiar continuamente de contexto (correos, llamadas, revisión de documentación, tareas administrativas, etc.). Esto reduce el tiempo perdido pasando constantemente de una actividad a otra.
Sin embargo, todas estas técnicas tienen algo en común: ayudan a organizar el tiempo, pero no necesariamente a conocer su coste real. Y aquí está el siguiente paso: controlar en qué invertimos nuestro tiempo y cómo esto afecta a la rentabilidad del estudio.
Controla tu tiempo por proyecto con Avant Manager
Las herramientas genéricas de control horario se quedan cortas. Saber que una persona ha trabajado ocho horas no dice demasiado. Saber que ha trabajado tres horas en el proyecto A, dos en el proyecto B y tres en tareas internas ya proporciona más información.
Pero todavía podemos ir más allá. ¿Qué fase del Proyecto A ha consumido esas tres horas? ¿Estaban previstas? ¿Cuántas horas lleva acumuladas esa fase? ¿Cuál es el coste asociado?
Para responder a estas preguntas, el control del tiempo debe formar parte de la gestión global del estudio.
Avant Manager integra el registro de horas dentro de la gestión del proyecto. Cada profesional puede imputar su tiempo al proyecto y a la fase correspondiente, de manera que el estudio puede conocer en todo momento cuántas horas estaban previstas y cuántas se han utilizado realmente.
Esta información se relaciona con el resto de datos del proyecto: planificación, equipo, costes, facturación y rentabilidad.
Así, el control horario se convierte en información útil para gestionar. Podemos saber cuánto nos cuesta realmente cada proyecto, qué fases consumen más recursos, si se están cumpliendo las horas previstas, qué proyectos son más rentables, si estamos planificando correctamente la capacidad del equipo, si los honorarios que estamos proponiendo se corresponden con el esfuerzo real que requieren nuestros proyectos, etc.
Cuando un estudio dispone de estos datos, puede utilizar su propia experiencia para mejorar la planificación, elaborar propuestas más ajustadas y detectar problemas antes de que se conviertan en pérdidas.
Jordi Oliva Natal. Co-fundador y CEO en Avant Manager
