Sin un software de gestión inteligente de emails:

Pedro ha disfrutado de unos días de merecidas vacaciones y ha intentado desconectar al máximo. Cuando se reincorpora al estudio esta mañana y abre su correo electrónico se encuentra con casi 200 emails de la última semana. Había intentado dejarlo todo muy organizado antes de irse, pero el día a día, nuevas peticiones, propuestas para próximas reuniones, preguntas de sus clientes y consultas de los compañeros se acumulan en la bandeja de entrada. Tiene que revisarlos todos, guardar y clasificar los archivos adjuntos, subir las citas a su calendario, archivar cada información a su proyecto correspondiente, responderlos uno a uno (y a Pedro lo que le gusta son sus proyectos, ¡no escribir!), reenviar a su equipo aquellos correos que también les interesan, revisar correos antiguos para seguir el hilo de algunas conversaciones, utilizar herramientas externas para comprimir documentos y poder reenviarlos…

Resultado: Pedro dedica sus dos primeras jornadas casi íntegramente a gestionar su correo electrónico. Acaba de regresar y ¡necesita vacaciones de nuevo!

Con un software inteligente de emails:

Laura se reincorpora al estudio después de un largo viaje a un destino remoto sin cobertura, sin datos y sin tecnología. Abre su correo electrónico y la lista de nuevas entrades es inacabable. En su estudio utilizan Avant Manager, el software de gestión integral para arquitectura e ingeniería que incluye una herramienta de gestión inteligente de emails. En poco rato tiene los emails clasificados y vinculados a su proyecto y cliente; comparte los necesarios con su equipo sin necesidad de reenviarlos; sus citas y reuniones han quedado vinculadas a su calendario de forma automática; responde a sus clientes en un segundo utilizando las plantillas parametrizadas que usa habitualmente (los emails se autoescriben sin renunciar a un tratamiento personalizado); y el propio sistema decide si los documentos los manda como archivo adjunto o bien como enlace descargable sin tener que recurrir a aplicaciones externas.

Resultado: Laura se pone al día en cuestión de minutos, puede empezar a trabajar en sus proyectos importantes y disfruta de la pausa del café con sus compañeros para contarles sus espectaculares vacaciones.

Con Avant Manager, ¡todos podemos ser Laura!02