Gestionar un estudio pequeño de arquitectura o ingeniería, o ser un profesional freelance, tiene muchas ventajas: equipos cercanos, comunicación directa y capacidad para tomar decisiones rápidamente. Pero también implica un reto evidente: pocas personas tienen que hacer muchas cosas. En un mismo día, puedes estar revisando un proyecto, atendiendo a un cliente, preparando una propuesta de honorarios, respondiendo correos, revisando facturas y comprobando si las horas dedicadas a un encargo se ajustan a lo previsto.
Estos son cinco de los problemas más habituales con los que vas a lidiar y algunas soluciones prácticas:
- No saber si tus proyectos son realmente rentables
Tener trabajo y facturar no significa necesariamente ganar dinero. Uno de los problemas más habituales en los estudios pequeños es conocer el resultado económico de un proyecto cuando ya ha terminado. Para entonces, si se han dedicado muchas más horas de las previstas o se han producido desviaciones, ya es demasiado tarde para reaccionar.
La solución: controlar horas, costes y desviaciones durante el proyecto. Un software de gestión especializado permite conocer en tiempo real las horas previstas frente a las horas realmente imputadas, los costes asociados y la evolución económica del proyecto.
- Perder horas en tareas administrativas
Crear una propuesta de honorarios, introducir los datos de un cliente, preparar una factura, registrar gastos, buscar información de un proyecto o elaborar un informe pueden parecer tareas pequeñas. El problema es que se repiten constantemente.
La solución: automatizar lo repetitivo, a partir de plantillas parametrizadas. Documentos, facturación, gestión de gastos, informes o determinadas comunicaciones pueden apoyarse en automatizaciones para reducir la introducción manual de información.
- Gestionarlo todo con Excel y correo electrónico
Excel es una herramienta fantástica. El problema aparece cuando intentamos utilizarlo como sistema de gestión de todo el estudio. Ni está pensado para ello ni va a facilitar la coordinación de tu equipo.
La solución: un sistema de gestión integral permite que la información se introduzca una sola vez y pueda utilizarse en los diferentes procesos del estudio. Esto reduce duplicidades y errores y, sobre todo, permite que todo el equipo trabaje sobre la misma información y en tiempo real.
- Falta de control sobre el equipo
En un estudio pequeño, saber qué está haciendo cada persona puede parecer sencillo. Pero cuando coinciden varios proyectos, entregas y clientes, la coordinación empieza a complicarse.
La solución: planificar y compartir la información. Un software especializado centraliza la planificación del equipo, permite asignar tareas, establecer fechas previstas y tener toda la información a un solo clic.
- Tener la documentación dispersa
El problema no es únicamente encontrar un documento. También existe el riesgo de trabajar con una versión incorrecta o de que determinada información quede únicamente en el ordenador o correo de una persona.
La solución: organizar la documentación alrededor del proyecto en un sistema compartido y útil para todas tus áreas y departamentos.
¿Te reconoces en alguno de estos cinco problemas? Resuélvelos ya con Avant Manager, el software de gestión integral 100% especializado en arquitectura e ingeniería. Una gestión más conectada puede ayudarte a ahorrar tiempo, reducir errores y, sobre todo, tener mucho más control sobre tu estudio y a ahorrar tiempo y dinero desde el primer día.
Jordi Oliva Natal. Co-fundador y CEO en Avant Manager
